Mentions légales et conditions d'utilisation

1.Préambule

• S.E.R.H.R. exploite le site web webfi.orfea.fr, site de consultation des éléments de facturation destiné à ses clients. Ce site de réservation pourra également être utilisé dans le cadre d'opérations promotionnelles ponctuelles faisant l'objet d'une communication spécifique de SERHR. 
• Le site permet la consultation des éléments qui ont servi à produire la facture lors de l'hébergement du personnel dans les Résidences ORFEA exploitées par S.E.R.H.R. ou dans les hôtels partenaires.
• Toute consultation par le site web webfi.orfea.fr suppose la consultation et l'acceptation des présentes conditions générales d'utilisation. 
• L'accord du client concernant les présentes conditions générales intervient dès la création des comptes. Aucune création de compte n'est possible sans cet accord.
• Le client dispose de la faculté de sauvegarder et d'éditer les présentes conditions générales en utilisant les fonctionnalités standards de son navigateur ou ordinateur.
• Le site mentionne les informations suivantes : La notice légale permettant une identification précise de S.E.R.H.R. et indiquant sa raison sociale, l'adresse où elle est établie, son adresse de courrier électronique, son numéro de téléphone, son siège social, si elle est assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée et identifiée par un numéro individuel son numéro individuel d'identification, l'Etat membre dans lequel il a été octroyé et, si elle est différente, l'adresse de l'établissement responsable de l'offre. 
• Dans le cadre des orientations définies par les pouvoirs publics au titre du développement durable, le client autorise expressément S.E.R.H.R Orfea à lui délivrer chaque mois une facture sur support durable sous forme électronique pour les clients qui n'utilisent pas la dématérialisation fiscale des factures. Cette facture est accessible en ligne, après authentification, sur le compte du client consultable sur la Console de gestion de compte. L'Abonné sera libre de consulter sa facture, de la télécharger ou de l'imprimer. Chaque facture est disponible sur le compte de l'Abonné pendant une période de 12 mois. Une facture sur support papier peut être envoyée au client s'il en fait la demande écrite par courrier. 

2.Définitions

• Dans la suite des présentes, les termes ci-dessous auront la signification suivante :
• "Données de facturation" : ensemble de réservations effectuées chez S.E.R.H.R. Orfea enrichies des éléments financiers qui constituent la facture. 
• "Factures" : module de recherche et téléchargement des factures pour les clients dont la facture n’est pas dématérialisée fiscalement.
• " Statistiques » : réservations non facturées lors de la clôture comptable de fin de mois.
• "Courrier électronique" : tout message, sous forme de texte, envoyé par un réseau public de communication. 
• "Réservation en ligne" : réservation de chambres en résidences par l'intermédiaire du bon de réservation dématérialisé sur le site internet de S.E.R.H.R. accessible à l'adresse www.orfea.fr. 
• "Site web" : service électronique exploité par S.E.R.H.R. sur le réseau internet et accessible à l'adresse www.orfea.fr ou webfi.orfea.fr 
• "Périmètre géographique d'hébergement" : périmètre géographique qui comprend une à plusieurs villes où des clients peuvent être logés par S.E.R.H.R. 
• "Dématérialisation fiscale" (ou facturation électronique) : est caractérisée par l'absence de document papier. Un protocole précis (EDI) dont l'intégrité et l'identité du message facture émis et reçu sont certifiées par un tiers. 

3.Objet

• Les présentes conditions générales définissent les droits et obligations des parties dans le cadre de la consultation à distance des services proposés par S.E.R.H.R. sur son site web www.orfea.fr.
• Elles régissent toutes les étapes nécessaires à la consultation des données de facturation.
• Le client reconnaît avoir pris connaissance et accepté les présentes conditions d'utilisation de vente accessibles sur le site webfi.orfea.fr. La consultation de ces conditions générales nécessite l'identification sur le site webfi.orfea.fr.

4.Champ d'application

5.Durée

• Les présentes conditions générales de d'utilisation s'appliquent pendant toute la durée de mise en ligne des services par S.E.R.H.R. sur le site webfi.orfea.fr.
• S.E.R.H.R. se réserve le droit, sans préavis ni indemnité, de fermer temporairement ou définitivement le site web webfi.orfea.fr.
• S.E.R.H.R. n'est pas responsable des dommages de toute nature qui peuvent résulter de ces changements et/ou d'une indisponibilité temporaire ou encore de la fermeture définitive de tout ou partie du site ou des services qui y sont associés, tels que l'espace de réservation en ligne.

6.Consultation de la facture

• Le client choisit les services présentés sur le site.
• Le client reconnaît avoir pris connaissance des modalités de réalisation de la facture tel que cela a été défini lors de la conclusion du contrat entre S.E.R.H.R. et le client.
• Le client est seul responsable de son choix des services et de leur adéquation à ses besoins, de telle sorte que la responsabilité de S.E.R.H.R. ne peut être recherchée à cet égard.

7.Processus de consultation des données de facturation

• Lorsque la facture est générée par le Siège S.E.R.H.R. Orfea, les données sont remontées sur le système de consultation des données de factures "WebFinance" webfi.orfea.fr. Dès que le service est ouvert les détails de factures par fichier ne seront plus transmis par email aux clients.
• Pour les clients qui n'utilisent pas le service de dématérialisation fiscale des factures, il est possible de télécharger la facture de la prestation Orfea sur le site web. Lorsque ce service est utilisé, un email est envoyé pour indiquer que la facture est disponible sur le site. Dans ce cas, la facture ne sera plus envoyée par courrier et les détails de factures par fichier ne seront plus transmis par email aux clients.

8.Processus de calcul des statistiques de facturation prévisionnelle

9.Service client

10.Garanties

11.Responsabilité

• S.E.R.H.R. ne saurait être tenue pour responsable de l'inexécution ou de la mauvaise exécution de la production de la facture dans les cas relevant de la force majeure, du fait du client, ou du fait de tiers tels que indisponibilité du réseau internet, impossibilité d'accès au site web, intrusion extérieure, virus informatiques.
• S.E.R.H.R. n'encourra aucune responsabilité pour tous les dommages indirects du fait des présentes, notamment perte d'exploitation, fait du tiers, fait du client ou fait de ses partenaires.
• Le client n'acquiert aucune propriété ou droit relatifs au site web. En raison des limites opérationnelles de l'Internet, S.E.R.H.R Orfea ne garantit pas la disponibilité, le temps de réponse et l'accès en continu.
• Les utilisateurs sont tenus de respecter les conditions et modes d'utilisation notamment la confidentialité des codes d'accès. S.E.R.H.R. Orfea ne peut être tenu responsable de tout dommage direct ou indirect sur l'utilisation de son service Web.

12.Réclamations

13.Respect de la vie privée

• Les informations qui sont demandées au client sont nécessaires à l'ouverture de compte pour permettre une consultation uniquement
• La politique de protection des données personnelles est consultable dans la rubrique "Gestion des Données Personnelles" de ce document.
• Sauf opposition de la part du client à contact@orfea.fr, S.E.R.H.R. est notamment susceptible de lui adresser par courrier électronique un questionnaire de satisfaction ou des offres promotionnelles. Le traitement de ces données permettra à S.E.R.H.R. de :
  • remplir ses obligations vis-à-vis du client.
  • informer le client de tout nouveau service créé par S.E.R.H.R.
• Le client autorise S.E.R.H.R. à communiquer ses données personnelles à des tiers la condition qu'une telle communication se révèle compatible avec la réalisation des opérations incombant à S.E.R.H.R. au titre des présentes conditions générales

14.Convention de preuve

• La saisie des informations requises, ainsi que l'acceptation des présentes conditions générales constituent une signature électronique qui a, entre les parties, la même valeur qu'une signature manuscrite.
• Les registres informatisés conservés dans les systèmes d'information de S.E.R.H.R. seront conservés dans des conditions raisonnables de sécurité et considérés comme les preuves des communications, des commandes intervenus entre les parties.
• Le client est informé que son adresse IP est enregistrée au moment de la consultation.

15.Loi applicable

• Les présentes conditions générales d'utilisation sont régies par la loi française.
• Il en est ainsi pour les règles de fond comme pour les règles de forme.

16.Intégralité

• Les présentes conditions générales, les conditions de consultation des données de facturation, des statistiques et des factures expriment l'intégralité des obligations des parties.
• Aucune condition générale ou spécifique communiquée par le client ne pourra s'intégrer aux présentes conditions générales.
• Les documents formant les engagements contractuels entre les parties sont, par ordre de priorité décroissant et les présentes conditions générales.

17.Gestion des données personnelles

• Il est recommandé aux clients avant toute transmission de données personnelles de prendre connaissance de la politique de S.E.R.H.R. Orfea en matière de protection de la vie privée.
• Cette charte client fait partie des conditions générales. En acceptant ces conditions générales, le client accepte expressément les dispositions de cette Charte des données personnelles.
• "6 PRINCIPES" EN MATIERE DE PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES 
• Les "6 principes" ci-dessous sont applicables dans l’ensemble du réseau S.E.R.H.R.
  • Transparence : Lors de la collecte et du traitement de vos "DONNÉES PERSONNELLES", nous vous communiquerons toute information et vous informerons de la finalité et des destinataires des données.
  • Légitimité : nous collecterons et traiterons vos "DONNÉES PERSONNELLES" uniquement aux fins qui sont décrites dans la présente Charte.
  • Pertinence et exactitude : nous ne collectons que les "DONNÉES PERSONNELLES" nécessaires au traitement des données. Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour vous garantir que les "DONNÉES PERSONNELLES" que nous conservons sont exactes et à jour.
  • Conservation : nous conserverons vos "DONNÉES PERSONNELLES" pendant la période nécessaire aux fins du traitement des données
  • Accès, rectification, opposition : vous avez la possibilité d'accéder, de modifier, de corriger ou de supprimer vos "DONNÉES PERSONNELLES" par email.
  • Confidentialité et sécurité : nous mettrons en place les mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos "DONNÉES PERSONNELLES" contre l'altération ou la perte accidentelle ou illicite ou l'utilisation, la divulgation ou l'accès non autorisé.
• Pour toute question sur les 6 principes de Protection des Données S.E.R.H.R, veuillez contacter le service dont les coordonnées figurent au bas de la Charte.
  • CHAMP D'APPLICATION
  • La présente Charte s'applique à tous les traitements de données mis en œuvre dans les Résidences S.E.R.H.R.
• QUELLES SONT LES DONNEES PERSONNELLES COLLECTEES ?
  • Nous sommes amenés à divers moments à vous demander en votre qualité de client, des informations sur vous-même et/ou l'établissement, comme : Des coordonnées (par exemple Etablissement nom, prénom, n° de téléphone, email, adresses)
  • Nous ne collectons volontairement pas d'informations sensibles, telles que concernant la race, l'ethnie, les opinions politiques, croyances religieuses et philosophiques, l'appartenance à un syndicat, les détails de santé ou d'orientation sexuelle.
• QUAND VOS DONNEES PERSONNELLES SONT-ELLES COLLECTEES ?
  • Les "DONNÉES PERSONNELLES" peuvent être collectées par différents moyens y compris notamment :
    • Activités hôtelières
    • Réservation d'une chambre
    • Enregistrement et règlement
    • Demandes, réclamations et/ou litiges
    • Activités Internet
    • Formulaires de collecte en ligne (réservation en ligne, questionnaires,…)
• QUELLES SONT LES FINALITES ?
  • Nous collectons vos "DONNÉES PERSONNELLES" dans le but de
    • Gérer la consultation des données de facturation.
  • Améliorer les services S.E.R.H.R. Orfea, notamment :
    • Réalisation d'études et d‘analyses des questionnaires et commentaires clients
    • Gestion des réclamations
  • Se conformer aux législations locales (par exemple conservation de documents comptables)
• PARTAGE DE VOS DONNEES PERSONNELLES
  • Au sein de S.E.R.H.R. : afin de vous fournir le meilleur service, nous pouvons partager vos "DONNÉES PERSONNELLES" et donner un accès aux personnels autorisés de nos entités, notamment :
    • Personnel des Résidences S.E.R.H.R. Orfea
    • Personnels de réservation
    • Services informatiques
• SECURITE DES DONNEES
  • S.E.R.H.R. Orfea prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément aux dispositions légales applicables pour protéger vos "DONNÉES PERSONNELLES" contre la destruction illicite ou accidentelle, la perte ou l'altération accidentelle, ou encore la divulgation ou l'accès non autorisé. A cette fin, nous avons mis en place des mesures techniques (telles que des pare-feu) et des mesures organisationnelles (telles qu'un système d'identifiant / de mot de passe, des moyens de protection physique, etc…).
• COOKIES ET LIENS EXTERNES
  • Nous ne collectons pas d'informations techniques émanant de votre système, lors de votre connexion. Les informations de votre système d'exploitation, de votre navigateur.
• CONSERVATION DES DONNEES
  • Nous conservons vos "DONNÉES PERSONNELLES" uniquement pendant la période nécessaire aux fins exposées dans la présente Charte ou conformément à ce qui est prévu par la loi applicable
• ACCES ET MODIFICATION
  • Vous avez le droit d'accéder à vos "DONNÉES PERSONNELLES" collectées par S.E.R.H.R. et de les modifier sous réserve des dispositions légales applicables. A cette fin, vous pouvez exercer vos droits sur vos "DONNÉES PERSONNELLES" conservées dans une résidence S.E.R.H.R. et devez contacter directement cette Résidence. En cas de difficulté relative à l'exercice de vos droits, contactez directement le département en charge des "DONNÉES PERSONNELLES" pour S.E.R.H.R. :
    • S.E.R.H.R.
    • Direction des Systèmes d'Information
    • 49 Rue Réaumur
    • 75139 PARIS
    • contact@orfea.fr
  • Dans un souci de confidentialité et de protection de vos "DONNÉES PERSONNELLES", nous devrons vous identifier afin de répondre à votre requête. Pour cela, il vous sera demandé de joindre à l'appui de votre demande, la copie d'un document officiel d'identité, tel que le permis de conduire ou le passeport ou votre carte d'agent SNCF. Si vos "DONNÉES PERSONNELLES" ne sont pas exactes, complètes ou à jour, merci de communiquer les modifications au Département indiqué ci-dessus. Toutes les demandes seront traitées dans les meilleurs délais et en conformité avec la loi applicable.
• MISE A JOUR
  • Nous pouvons modifier la présente Charte périodiquement. Par conséquent, nous vous invitons à consulter régulièrement cette Charte notamment lors d'une réservation dans l'une de nos résidences.
  • Conditions d'utilisation du 22 Octobre 2012

18.Conception du site

• Par Infor (Evry) SAS [FrontRES]
• Framework/Composants utilisés
  • JQuery (Licence MIT)
  • ValidationEngine Script (Licence MIT)